Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich

Diese AGB gelten für die Nutzung der Software „Kassenbuch“ (SaaS) von Prime Radiant, Inhaber Stephen Willms, Münster (nachfolgend „Anbieter“). Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer i. S. d. § 14 BGB (B2B). Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihnen in Textform zu.

2. Leistung

Bereitstellung einer Web-Anwendung zur Führung eines Kassenbuchs mit DATEV-Export, die Barzahlungen aus dem Property-Management-System apaleo übernimmt und die Kassenführung nach GoBD-Grundsätzen unterstützt (unveränderbare Speicherung, Hash-Kette, fortlaufende Tagesabschlüsse). Die Nutzung setzt eine aktive apaleo-Verbindung des Kunden voraus; ohne diese ist das Kassenbuch schreibgeschützt (Lesen und Export bleiben möglich). Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit; geplante Wartungsfenster und Störungen bei Unterauftragsdienstleistern (einschließlich apaleo) bleiben vorbehalten. Die Anwendung ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO und erbringt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.

2a. Vertragsschluss

Der Vertrag kommt mit der Registrierung der Organisation und der Annahme dieser AGB (Checkbox) bzw. – im Pilotbetrieb – mit der Pilot-Bestätigung zustande. Der Anbieter protokolliert Zeitpunkt, Nutzerkennung und die akzeptierte Dokumentenversion. Die Aktivierung einer Property (Testphase oder Abonnement) ist ein Abruf innerhalb dieses Rahmenvertrags.

3. Testphase, Preise, Laufzeit und Kündigung

Je Property 30 Tage kostenlose Testphase (einmalig). Danach 29 € zzgl. USt. pro Property und Monat; Abrechnung monatlich im Voraus über Stripe. Das Abonnement läuft auf unbestimmte Zeit und kann von beiden Seiten jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats in Textform oder über die Abo-Verwaltung gekündigt werden. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Mit Ablauf der Testphase ohne Abonnement bzw. mit Vertragsende wird das Kassenbuch der Property schreibgeschützt.

3a. Vertragsende und Datenherausgabe

Nach Vertragsende hält der Anbieter das Kassenbuch für mindestens 12 Monate lesend und exportierbar (Z3-Datenpaket, DATEV-Stapel, Belegbilder) vor. Der Kunde ist verpflichtet, innerhalb dieser Frist einen vollständigen Export zu ziehen und gemäß § 147 AO selbst aufzubewahren. Stellt der Anbieter den Dienst ein, kündigt er dies mindestens 90 Tage vorher in Textform an und stellt den Vollexport bereit. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) verbleibt beim Kunden.

3b. Zahlungsverzug und Sperre

Schlägt die Abbuchung fehl oder gerät der Kunde in Zahlungsverzug, kann der Anbieter das Kassenbuch der betroffenen Property nach Ankündigung in Textform schreibschützen. Lesen und Export bleiben auch während der Sperre möglich. Nach Zahlungseingang wird der Schreibzugriff wiederhergestellt; bereits verstrichene Buchungstage sind vom Kunden chronologisch nachzuerfassen (Erfassungszeitpunkt und Buchungstag werden getrennt protokolliert).

3c. Änderungen der Preise und dieser AGB

Preisänderungen und Änderungen dieser AGB kündigt der Anbieter mindestens sechs Wochen vor Wirksamwerden in Textform an. Der Kunde kann bis zum Wirksamwerden zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens kündigen; hierauf wird in der Ankündigung hingewiesen. Änderungen, die ausschließlich zugunsten des Kunden wirken oder gesetzlich erforderlich sind, bedürfen keiner Ankündigungsfrist.

4. Pflichten und Mitwirkung des Kunden

Die ordnungsgemäße Kassenführung liegt vollständig in der Verantwortung des Kunden. Dazu gehören insbesondere: (a) die zeitgerechte und vollständige Erfassung aller Kassenbewegungen einschließlich des täglichen Imports der Barzahlungen aus apaleo (§ 146 AO), (b) die Durchführung von Kassenstürzen und die fortlaufende, lückenlose Durchführung der Tagesabschlüsse, (c) die Aufklärung von Kassendifferenzen, (d) die Abstimmung der DATEV-Kontenzuordnung (insbesondere Bar-Verrechnungskonto/Transitkonto und Differenzkonto einschließlich deren umsatzsteuerlicher Behandlung) mit dem Steuerbüro des Kunden vor dem produktiven Einsatz, (e) die Konformität und Mitteilung des eigenen Kassensystems (apaleo) nach § 146a AO (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung) sicherzustellen; die Anwendung ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO, sowie (f) keine personenbezogenen Daten Dritter (z. B. Gästenamen) in Buchungstexte oder Begründungen einzutragen, da diese unveränderbar und 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sind. Der Kunde sorgt zudem durch regelmäßige Exporte (Monatsbericht, DATEV-Stapel, Z3-Datenpaket) für eine eigene Datensicherung und hält seine Zugangsdaten geheim.

Die Software unterstützt eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung durch technische Sperren und Hinweise, gibt hierfür aber keine Gewähr, kann eine verspätete oder unvollständige Erfassung durch den Kunden nicht verhindern und ersetzt keine steuerliche Beratung. Das Risiko aus nicht zeitgerechter oder unvollständiger Erfassung trägt der Kunde.

4a. Pilotbetrieb (erweiterte Pilotphase)

Die Anwendung wird derzeit im Pilotbetrieb bereitgestellt. Sie ist funktional vollständig und hat eine erste Pilotphase mit Steuerberater-Abstimmung durchlaufen; die erweiterte Pilotphase dient der Erprobung in weiteren Betrieben. Für den Pilotbetrieb gilt ergänzend: (a) Es wird keine Zusicherung gegeben, dass die erzeugten Aufzeichnungen, Berichte oder Exporte von der Finanzverwaltung anerkannt werden. (b) Der Kunde lässt Einrichtung, Kontenzuordnung und Exporte vor dem produktiven Einsatz von seinem Steuerbüro freigeben und verwendet Exporte erst nach dieser Freigabe. (c) Der Kunde meldet erkannte Fehler oder Auffälligkeiten unverzüglich in Textform. (d) Ein während der Pilotphase eingeräumter reduzierter Preis gilt als Ausgleich für den Pilotstatus und die Mitwirkung des Kunden. Die Pilot-Bedingungen sind bei der ersten Anmeldung zu bestätigen. Die Haftung richtet sich auch im Pilotbetrieb nach § 5.

5. Haftung

5.1 Unbeschränkte Haftung. Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper und Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer ausdrücklich übernommenen Garantie.

5.2 Einfache Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für Schäden aus der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten – Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, der Höhe nach je Schadensfall und je Vertragsjahr insgesamt auf die vom Kunden in den zwölf Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis für die betroffene Property gezahlten Entgelte, mindestens jedoch 1.000 €. Im Übrigen ist die Haftung für einfache Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

5.3 Mittelbare Schäden, steuerliche Nachteile. Soweit nicht nach 5.1 unbeschränkt gehaftet wird, ist die Haftung für mittelbare Schäden und Folgeschäden ausgeschlossen, insbesondere für entgangenen Gewinn sowie für steuerliche Nachteile wie Hinzuschätzungen, Verwerfung der Buchführung, Verspätungs- und Säumniszuschläge, Zinsen, Bußgelder oder Kosten der steuerlichen Vertretung. Die Anwendung ist ein technisches Hilfsmittel; die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, die zeitgerechte und vollständige Erfassung, die Abstimmung mit dem Steuerbüro und die steuerliche Würdigung liegen nach Ziffer 4 beim Kunden. Der Anbieter erbringt keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung; Angaben in der Anwendung, in Hilfetexten und Vorlagen (z. B. Kontenbeispiele, Verfahrensdokumentations-Vorlage) sind unverbindlich und ersetzen nicht die Prüfung durch das Steuerbüro des Kunden.

5.4 Mitverschulden, Datenverlust. Hat der Kunde Exporte ohne die nach Ziffer 4 bzw. 4a vorgesehene Freigabe seines Steuerbüros verwendet, Hinweise der Anwendung (insbesondere zu offenen Tagen, Kassendifferenzen, vorläufigen Exporten oder Integritätsprüfungen) unbeachtet gelassen oder Mitwirkungspflichten verletzt, ist dies als Mitverschulden zu berücksichtigen. Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nur insoweit, als der Schaden auch bei ordnungsgemäßer Datensicherung durch den Kunden (regelmäßige Exporte nach Ziffer 4) eingetreten wäre.

5.5 Verjährung. Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz verjähren – außer in den Fällen der Ziffer 5.1 – in zwölf Monaten ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn.

5.6 Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

6. Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Es gilt die Datenschutzerklärung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO wird mit Annahme der AGB Vertragsbestandteil (Art. 28 Abs. 9 DSGVO, elektronisches Format).

7. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt; anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt die gesetzliche Regelung. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist Münster.

Version 2026-09-07 · Stand: 07.09.2026